Premessa

La normativa non prevede uno schema vincolante per redigere una fattura: è sufficiente che essa contenga gli elementi previsti dalla legge e che venga redatta in duplice esemplare, dove il primo esemplare, detto comunemente "originale", deve essere perfettamente uguale al secondo esemplare, detto comunemente "copia".

Carta e penna?

Il modo più semplice per fare una fattura è quello di realizzarla a "mano"... con carta e penna! Sono sufficienti due fogli bianchi e una "carta carbone" (per produrre il secondo esemplare)! In alternativa alla "carta carbone", si può fotocopiare l'originale, mentre, in alternativa alla penna, si può usare la macchina da scrivere.

Suggerimento: per ridurre il tempo impiegato per compilare la fattura con i propri dati, si può apporre il timbro dell'azienda oppure usare un foglio di carta intestata.

Chi desidera compilare le fatture manualmente (o con macchina da scrivere), può avvalersi di moduli generici già predisposti. I maggiori fornitori di questo tipo di modulistica: Buffetti, Data Ufficio.

Software

Se il sistema "carta e penna" può essere accettabile quando si fanno poche fatture, per gestire efficacemente maggiori quantitativi, per fornire un'immagine più moderna della propria azienda e per ridurre al minimo le probabilità di incorrere in un errore durante la compilazione, è preferibile l'uso del computer con un software appropriato. Il computer esegue automaticamente i calcoli, non sbaglia gli arrotondamenti, suddivide le basi imponibili e calcola l'Iva, gestisce le scadenze di pagamento e consente di fare tante altre cose che aiutano notevolmente i compiti amministrativi.

Bisogna però porre attenzione al fatto che il computer in sé non è la soluzione: la soluzione è il software usato. Ogni software ha le proprie caratteristiche: può essere facile o difficile da usare, completo o limitato, dedicato a specifici settori oppure aperto a molteplici tipologie di attività, oppure può, semplicemente, essere fatto bene o fatto male!

Esaminiamo le varie soluzioni possibili:

• Usare il computer come una semplice macchina da scrivere servendosi di un software di videoscrittura (ad esempio Microsoft Word, oppure il semplicissimo WordPad). In questo caso il computer non eseguirà alcun calcolo ma il risultato grafico sarà senz'altro gradevole. Rispetto ad una macchina da scrivere, la creazione di nuove fatture è agevolata dalla possibilità di fare il "copia-incolla" con i documenti precedentemente salvati.
   
• Chi vuole ottenere di più rispetto all'uso di un programma di videoscrittura può crearsi un foglio di calcolo (ad esempio con Microsoft Excel o OpenOffice Calc) con la struttura della fattura ed i calcoli da eseguire. E' necessaria una certa dimestichezza nell'uso dei fogli elettronici ma alla fine il risultato sarà di buon livello: simile a quello ottenuto usando i moduli predisposti per le  fatture (vedi sopra) ma con il vantaggio di avere un sistema che effettua i calcoli automaticamente.
   
• Usare un apposito programma di fatturazione (ad esempio Danea Easyfatt). Considerando il costo di questi software, generalmente molto contenuto, è la soluzione che ci sentiamo di consigliare per le piccole e medie aziende e i professionisti. E' possibile gestire l'intero processo di fatturazione avvalendosi di strumenti che effettuano i calcoli e le verifiche automaticamente, consentono di accedere alle schede dei clienti, verificano i pagamenti, etc., senza richiedere particolari competenze informatiche all'utente (come avviene, invece, con i fogli di calcolo).
   
• Usare il modulo "fatturazione" di un software gestionale aziendale (ad esempio Esatto o Zucchetti Ad Hoc). In questo caso la fatturazione rappresenta solo una parte della problematica ed è integrata in un complesso ed articolato sistema di gestione informatizzata. E' la scelta obbligata per le grandi aziende.

Modelli e software di esempio sono scaricabili nell'area download.